La gestion des flux d’information

I Les flux d’échanges

Comme nous l’avons vu au chapitre 1, l’entreprise est confrontée à plusieurs marchés :

• Marché des biens et des services;
• Marché du travail;
• Marché financier.

Pour chaque transaction sur un marché, il y a ECHANGE d’un élément en contrepartie d’un autre élément.


Les différents flux sont les suivants :
• Flux physiques entre les fournisseurs et l’entreprise (matières premières,
fourni-tures, services, etc.);
• Flux physiques entre l’entreprise et les clients (produits finis, marchandises, etc.);
• Flux de travail entre les salariés et l’entreprise;
• Flux financiers entre les marchés financiers et l’entreprise (capitaux, prêts à longs,
moyens et courts termes);
• Flux financiers entre les administrations et l’entreprise
(subventions, rembourse-ments, etc.);
• Flux financiers entre l’entreprise et les fournisseurs (paiements);
• Flux financiers entre les clients et l’entreprise (paiements);
• Flux financiers entre l’entreprise et les salariés (salaires);
• Flux financiers entre l’entreprise et les marchés financiers
(dividendes, remboursements, agios, etc.);
• Flux financiers entre l’entreprise et les administrations (impôts, cotisations, etc.);

II Le système d’information

Au sein de l’entreprise, il n’y a pas de décision pertinente à tous les niveaux sans un sys-tème d’information efficace. Ce système peut être étudié sous les angles ci-après :

• Domaine couvert par l’information : suivi de la commercialisation d’un produit,
suivi des créances et des dettes, suivi des commandes fournisseurs, suivi des stocks, etc.;
• Objectifs assignés à l’information : informations prospectives (anticipation de l’avenir), informations rétrospectives (informations sur le passé), informations ac-tuelles;
• Nature des informations : informations chiffrées, informations documentaires (documentations, comptes-rendus, ...), informations qualitatives et/ou quantitatives.

Le système d’information couvre les différents aspects de l’entreprise, il décrit le fonctionne-ment de l’entreprise et peut être évalué en fonction des critères tels que :

• Le coût des moyens mis en oeuvre;
• Les délais nécessaires à l’obtention des informations;
• La fiabilité des informations diffusées;
• La pertinence des informations traitées et diffusées.

La conception d’un système d’information peut être fait par approches successives ou en fonction d’un plan d’ensemble, appelé schéma directeur

Les deux manières d’aborder un système d’information sont :
Le système classique ou rationnel : dans ce cas on précise d’abord l’organisation, puis on repère les besoins et sources d’informations et, ensuite, par touches successives, on établit un système d’information qui manque de vision globale.
Le système global ou approche systémique : dans ce système, on repère les opérations de l’entreprise avec son environnement et les besoins d’informations qui en découlent. Ceci est fait globalement et on distribue les informations entre les services en fonction de l’organigramme.

L’approche globale ou Schéma Directeur est de plus en plus utilisée mais ne présente pas toujours la « solution universelle », car l’entreprise vit dans un environnement en perpétuel mouvement au niveau des idées, des moyens, des produits, etc. Ceci implique des réajus-tements pour faire face à de nouveaux besoins d’informations.
Pour que le système d’information soit adapté aux exigences de l’entreprise, cette dernière devra élaborer un Schéma Directeur chaque fois que des objectifs importants à long terme auront été définis (stratégie). Cette démarche permet de réaliser la cohésion entre l’environnement de l’entreprise, les objectifs qu’elle s’assigne et le système d’information nécessaire pour les atteindre

Exemple

Nous allons analyser globalement la relation entreprise / fournisseur de matières premières. Cette relation comprend les éléments suivants :



Cette analyse permet de repérer à chaque stade de la relation entreprise / fournisseur, les besoins d’informations externes et internes (éléments de gestion).
Ceci permet de repérer les interrelations entre les services et les ressources d’informations nécessaires pour répondre aux problèmes

Exercice

Présenter l’approche globale de la relation entreprise / clients


III La gestion de l’information

L’entreprise est en relation avec ses partenaires externes (fournisseurs, clients, banques, ...). Elle échange avec eux :

• Des informations;
• Des biens ou des services;
• Des mouvements financiers représentés par des moyens de paiement.

Tous ces éléments doivent être organisés et gérés pour assurer la bonne marche de l’entreprise.

Exemple

Les moyens de communication employés sont, à titre d’exemple :

• Le téléphone, le télex, la télécopie
• Le courrier (pour la transmission des documents)

Les moyens informatiques (disquettes, messageries, connexions, ...).

Tous ces moyens permettent l’échange



Les informations reçues par l’entreprise doivent être diffusées dans les services ou aux per-sonnes concernées pour être traitées.
Ceci nécessite la mise en place d’un circuit de traitement de l’information pour permettre aux employés qui la reçoivent de l’orienter correctement.
L’entreprise doit apporter des soins attentifs à la gestion de l’information INTERNE (rempla-cement du personnel, problème de sécurité, tableau de bord, ...). La connaissance du trai-tement de ces informations et du circuit de diffusion est indispensable pour le bon fonction-nement de l’entreprise.

Pour concrétiser ceci, plusieurs solutions peuvent être choisies :

• Préciser par écrit, pour chaque poste de travail, les consignes relatives au traite-ment
de l’information,
• Préciser sous forme de schéma, la circulation des informations entre les services.

Exemple

A partir de l’exemple d’une entreprise de production qui comprend les fonctions ci-après, nous allons aborder un circuit de traitement de l’information.

Fonctions de l’entreprise :
• Administration générale
• Approvisionnement
• Service du personnel
• Ateliers de production
• Service commercial
• Service comptable et financier

Nous disposons du traitement du courrier reçu par le secrétariat général présenté sous forme :
• D’un texte,
• D’un schéma
D’un tableau pour une partie du circuit

Directives pour le traitement du courrier reçu au secrétariat général

Le courrier peut provenir :
Des clients
Des fournisseurs
Des administrations
Des organismes financiers
Des filiales
Du personnel de l’entreprise ou autres
De diverses autres sources

Nous n’aborderons dans cette directive que les quatre premiers points.

Clients :
Tout le courrier reçu des clients doit être enregistré. Les commandes seront remises au ser-vice commercial et les lettres de réclamation devront être transmises à la direction générale. Les chèques envoyés par les clients seront totalisés, puis remis au service financier. La bande de contrôle, datée et mentionnant le nom du responsable, doit être conservée dans le classeur prévu à cet effet.

Fournisseurs :
Les factures de matières premières sont à transmettre au service approvisionnement.
Les factures de frais et d’immobilisations inférieures à 10 000 DH sont à transmettre au ser-vice financier. Les autres doivent préalablement transiter par la direction générale. Le courrier des fournisseurs est enregistré, puis remis au services en s’assurant que ce courrier le ou les concerne (un courrier peut concerner plusieurs services).


Administrations (Impôts, Sécurité Sociale, Douane, ...) :
Enregistrement du courrier reçu, puis en fonction de son importance ou de son niveau de gravité (redressement, fiscalité, ...) Sera transmis soit à la direction générale, soit au service financier.

Organismes (banques, organismes de crédit, ...) :
Le courrier reçu doit être enregistré, puis transmis systématiquement à la direction générale. Les documents bancaires ou autres documents purement financiers seront à remettre au service financier.


Analyse du traitement du courrier reçu par le secrétariat général
CLIENTS

FOURNISSEURS

ADMINISTRATIONS

ORGANISMES
FINANCIERS


Tableau de répartition fonctionnelle

Dans les tableaux suivants, les numéros correspondent à ces services :

1 Secrétariat générale 5 Service approvisionnement
2 Direction générale 6 Service production
3 Service financier 7 Autres services
4 Service commerciale


Traitement courrier clients :


A = Livre courrier reçu
B = Boîtes à archives

Traitement courrier fournisseurs :


A = Livre courrier reçu

Traitement courrier administrations :


A = Livre courrier reçu

Traitement courrier organismes financiers :


A = Livre courrier reçu

APPLICATION

Vous disposez des directives concernant le travail d’un aide-comptable dans une entreprise. Après la lecture de ces directives, vous devez les présenter sous forme d’un schéma (se référer aux pages 22 à 24).

Directives pour le poste d’aide-comptable :

Travaux journaliers

Réception des factures fournisseurs du service fournisseurs

• S’assurer qu’elles ont été visées par un responsable du service concerné (pas de visa alors retour au service concerné)
• Vérifier les calculs
• Comptabiliser au journal des factures fournisseurs et préciser sur le document un numéro d’enregistrement
• Contrôler la saisie et réaliser les modifications éventuelles

Classer les factures par nature de charges et mettre à jour l’échéancier de paiement

Paiement des factures fournisseurs

• Etablir uniquement les chèques ou les virements remis à la signature du respon-sable financier
• Enregistrer les chèques et virements signés au journal de banque en mentionnant un numéro d’ordre de saisie
• Contrôler la saisie et réaliser les modifications éventuelles.

Frais de déplacement des représentants remis par le service commercial

• Contrôler des états de frais en fonction des barèmes prévus par la société (retour en cas d’anomalies)
• Etablir les chèques remis à la signature du responsable financier
• Comptabiliser au journal de banque en mentionnant le numéro d’ordre de saisie
• Classer les pièces.

Travaux périodiques

• Etablir l’état de rapprochement bancaire (tous les 10 jours) transmis par le respon-sable financier (l’état de rapprochement est égal à l’analyse des écarts entre le solde du compte bancaire obtenu par la comptabilité et l’extrait de compte envoyé par la banque)
• Un fois par mois, justifier les soldes fournisseurs à partir de la balance fournisseurs remise par le service fournisseurs (la balance fournisseurs est égale à l’état des dettes de l’entreprise vis-à-vis de chaque fournisseur)
• Elaboration des courriers et comptabilisation des écritures comptables en cas d’anomalies après accord des responsables des services fournisseurs et financier.


CORRIGE

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